Quando Pedro Paulo Barbosa, 27, precisou contratar mais pessoas para seu negócio, o clube de empreendedorismo Virtvs, sentiu a necessidade de organizar melhor todo o seu fluxo de tarefas, informação e gestão.
Foi assim que, em 2013, ele começou a utilizar pelo menos cinco softwares para otimizar a operação da empresa.

Para isso, comprou aplicativos de gestão de projetos, de contabilidade, de cobranças, de disparo de e-mails e de comunicação.

Um deles é o Agendor, ferramenta brasileira de controle comercial para equipes de vendas. Ele é usado para fazer a gestão dos membros do clube, que pagam uma assinatura mensal para ter acesso a conteúdo e serviços disponibilizados pelo Virtvs.

As áreas comercial, financeira e contábil são as que mais possuem aplicativos e softwares que ajudam na otimização de tarefas.

"A grande dificuldade do setor de vendas é que o pessoal acaba esquecendo oportunidades, não faz um acompanhamento. E quanto maior o fluxo de oportunidades, mais a memória falha", afirma Gustavo Paulillo, cofundador do Agendor.

Diogo Merino, 31, proprietário da indústria de cofres Kofri, fazia esse tipo de controle em planilhas no computador. Mas, à medida em que o volume de informações de fluxo de caixa aumentou, o método tornou-se confuso.

	Moacyr Lopes Junior/Folhapress
	Diogo Merino, na sede da Kofri, em São Paulo

"Buscávamos uma opção pra ter controle de informação, facilidade de acesso e de busca, e com uma boa quantidade de detalhamento para termos controle de vencimento de faturas", diz Merino.

A solução encontrada foi o software Zero Paper, ferramenta para controle de finanças e de contabilidade.

Facilitar o controle contábil é a proposta do ContadorX, plataforma on-line que, por meio de imagem e emissão de notas fiscais pelo smartphone, permite registrar e classificar vendas.

"O sistema permite emitir nota fiscal, sem a necessidade de um certificado digital, em 30 segundos. Estimamos que o empreendedor passa a gastar um vigésimo do tempo que gastaria no procedimento tradicional", diz Rodrigo Salem, cofundador da ferramenta.

NECESSIDADE

O uso de softwares pode atrapalhar um negócio, diz Pedro Waengertner, presidente da aceleradora Aceleratech.

"Antes de comprar, é necessário responder algumas perguntas: a ferramenta te ajuda a vender mais? Reduz seu custo ou seu risco? Ela te ajuda a fazer algo mais rápido? Caso a resposta seja não, o aplicativo é só mais um item a ser gerido", afirma.

E, ainda que os programas possam levar a ganhos de produtividade, para funcionarem, dependem da empresa ter um fluxo interno organizado. Se os processos não forem claros, os aplicativos não farão diferença, diz Waengertner.

"Eu não posso começar a usar um software de gestão comercial se não tenho um processo comercial. Preciso defini-lo primeiro e usar o software para torná-lo mais eficiente."